In der Sitzung des Ausschusses für Personal, Verwaltung und Digitalisierung am 04.02.2020 stellte Frau Beigeordnete Wittmeier mittels einer PowerPoint-Präsentation die wesentlichen Aspekte des Projektes „Starkes Team – Starker Service – Starke Stadt“ (TOP 8) vor.

Der Ausschuss erbat in der Sitzung, dass über die einzelnen Teilprojekte turnusmäßig Bericht erstattet wird.  

Vor diesem Hintergrund bitten wir um Beantwortung folgender Fragen:

1. Wie ist der aktuelle Sachstand bzgl. der einzelnen Teilprojekte?
2. Welche konkreten Maßnahmen wurden umgesetzt? Mit welchen Ergebnissen?
3. Warum wurde das vorgestellte Projekt bisher nicht verschriftlicht und in einem niedergeschriebenen Konzept dem Ausschuss vorgelegt?
4. Warum wurde, wie vom Ausschuss erbeten, bisher nicht turnusmäßig über die einzelnen Teilprojekte Bericht erstattet?

Gez. Binali Demir

Beantwortung der Frage:

Zu den Fragen 1 und 2:

Die Sachstände und Maßnahmen zu den einzelnen Teilprojekten stellen sich wie folgt dar:

Teilprojekt 1:Führungsinformationssystem (FIS P/O)

Die dem Berichtswesen zugrundeliegende Software befindet sich noch bis voraussichtlich Ende Juni 2021 in der Testphase. Neben dem Ausbau der Systemdaten sowie der Umstellung auf Vollzeitäquivalente erfolgt in der Testphase bereits die Abbildung der „Stellennachweis+“-Daten. Zudem befindet sich das Konzept „stellenbasierte Personalkostenplanung“ in der Umsetzung. Die Vorarbeiten für das künftige Berichtswesen (z.B. Plan-/ISTDaten) laufen und können später für das FIS P/O Verwendung finden.

Teilprojekt 2:Mitarbeitergewinnung und –bindung Mitarbeiter-Gewinnung:

- Das Konzept für ein Assessment-Center zur Feststellung von Schlüsselkompetenzen bei Führungskräften (Schlüsselkompetenzmodell) wurde erarbeitet. Aktuell werden Angebote von Beraterfirmen eingeholt und ausgewertet.

- Das Konzept zu Pre-boardingmaßnahmen wurde erarbeitet und ist in den Erwartungskatalog des Bewerbermanagementsystems eingeflossen.

Mitarbeiter-Bindung:

- Ein On-boardingkonzept wurde erarbeitet und einzelne Mitarbeiter*innenBindungsmaßnahmen aufgelistet. Diese Maßnahmen werden schrittweise umgesetzt. Zum Beispiel wurden die Angebote zur nebenberuflichen Weiterqualifizierung erweitert. In Kooperation mit der Universität Duisburg-Essen werden im Rahmen der Digitalisierungsoffensive seit Anfang 2021 folgende Weiterbildungsmaßnahmen angeboten: Zertifikatskurse „Digital Business Analysis & Design“ und „Digital Business Leadership & Transformation“, Masterstudiengang „Digital Business Innovation and Transformation“.

Teilprojekt 4: Stellenbesetzungsquote erhöhen

- Verschlanktes Verfahren zur Wiederbesetzung bei bereits geprüften Stellen, Workflow im Formularserver momentan im Test im Bürger- und Ordnungsamt;

- In Vorbereitung ist für 2022 ein Konzept, bürgerintensive Bereiche vorrangig zu besetzen.

Ausschreibung und Besetzung 

- Vorrangig Übernahme Auszubildende, ab 2022 gleichzeitige interne / externe Ausschreibung, gezielte Besetzung in Einzelfällen

- Ein externer Berater wurde bzgl. des Bewerbermanagementtools beauftragt, ein Leistungsverzeichnis wird erstellt, Einführung voraussichtlich Ende 2021 

Teilprojekt 3: Beurteilungssystem und Führungsfeedback

Ein überarbeiteter Beurteilungsbogen befindet sich derzeit im Test bei der Feuerwehr. Die Ergebnisse sollen im Anschluss als Grundlage für den Beurteilungsbogen der Kernverwaltung genutzt werden. Die Anpassung der Beurteilungsrichtlinie befindet sich noch in Bearbeitung. Das Thema „Führungsfeedback“ wird anschließend aufgenommen.

Teilprojekt 5 „Anwesenheit erhöhen“

Folgende ergänzenden Maßnahmen zur Unterstützung der körperlichen und seelischen Gesundheit wurden erarbeitet und werden aktuell angeboten: 

- kostenlose Darmkrebsfrüherkennung 2021 (Angebot gilt bis 30.06.2021), 

- zinsloser Vorschuss (max. 2.560 €) für den Kauf eines e-Bikes oder

höherwertigen Fahrrads (min. 600 €) , (102 Vorschüsse wurden bereits in Anspruch genommen), 

- online Bewegungscoach „Froach“ in Kooperation mit dem Institut für Betriebliche Gesundheitsförderung der AOK - Übungen aus den Bereichen Bewegung, Entspannung, Augentraining sowie Konzentrations- & Kognitionstechniken als tägliche Minipause, 

- "Aktive Pause" do it yourself - Video-Übungsprogramm in Kooperation mit der Universität Duisburg-Essen, 

- zusätzliche telefonische Beratungsangebote des Personalamtes, 

- Intranet-Veröffentlichungen zum Thema „Tipps für die seelische Gesundheit“

Teilprojekt 6 "Schlechte Erreichbarkeit "

Zur Verbesserung der Erreichbarkeit per Telefon, E-Mail oder MS-Teams wurden allgemeine Regeln sowohl bei Anwesenheit als auch bei Abwesenheit definiert (z.B. Einrichtung einer Ringschaltung oder Rufumleitung, Aktivierung von Anrufbeantwortern und Abwesenheitsbenachrichtigungen, Aktualisierung der Statusmeldung in MS-Teams). Darüber hinaus erfolgen regelmäßig Beiträge im Intranet die Hinweise zum Umgang mit dem Thema „Erreichbarkeit“ geben.

Zu den Fragen 3 und 4:

 Um die Herausforderungen und Belastungen der Corona-Pandemie bewältigen und die Mitarbeiter*innen gleichzeitig vor den gesundheitlichen Risiken der Pandemie schützen zu können, mussten Arbeitsabläufe und Projekte angepasst werden. Im Zuge dieser Anpassung wurden zwar die Ziele der Teilprojekte weiterverfolgt (siehe oben), eine schriftliche Berichterstattung wurde zur Entlastung jedoch zunächst zurückgestellt. Hinzukommt, dass im Zusammenhang mit der gesamtstädtischen Ausrichtung (z.B. Duisburg Agenda und Digitale Agenda) derzeit geprüft wird, inwieweit die Teilprojekte in diese übergeordneten Transformationen integriert werden bzw. in ihnen aufgehen.